Geleneksel ve sanal bir ofis arasında seçim yaparken göz önünde bulundurulması gerekenler nelerdir?
1) Kolaylık ve müşteri güveni
2) Esneklik ve hesap verebilirlik
Bazı iş türleri için daha iyi bir kurulum olan sanal ofisler, uzun süredir devam eden geleneksel ofislerin yerini almaya başladı. Eski tekniklere göre daha kolay kısa yolların sunulabileceği, uygun çalışma koşulları için artan tercihler, birçok yeni işletmeyi hazır ofislere yöneltti. Bununla birlikte, geleneksel ofis ortamını kullanan daha fazla şirket var, çünkü geleneksel ofis geçmişten bu yana süregelen bir anlayışı ve alışkanlığı temsil etmektedir. Bir iş kurmayı ya da işinizi yeniden yapılandırmayı planlıyorsanız, göz önünde bulundurmanız gereken en önemli şeylerden biri ofis seçimidir. Hem geleneksel hem de sanal ofis ortamının avantajları vardır. Bu yüzden hangi ofis türünün işletmenize en uygun seçenek olduğunu belirlemek için, işletmenizde en çok neye ihtiyacınız olduğunu seçmeniz gerekir.
Kolaylık ve Müşteri Güveni
Sanal ofisler temelde çalışanların tüm işlerini istedikleri yerde yapmalarına izin verir, ayrıca çalışanların rahatlığına öncelik verir. Sanal ofislerde çalışan çoğu insan bunu evlerinde yaptığından, çok esnek bir çalışma şekline sahiptir. Sanal ofislerde, bir iş yerine gidip gelmenin stresinden endişe edilmesine gerek yoktur. Günümüzde pek çok girişimci sanal bir ofiste çalışmayı tercih ediyor, çünkü yüksek kiralar ve masraflar geleneksel bir ofise sahip olabilmeyi zorlaştırıyor.
Geleneksel ofise göre daha uygun fiyatlarla iş yapılabilmesine rağmen, sanal ofislerde müşteri güvenini kazanmak biraz daha zordur. Çünkü bazı sanal ofis hizmetlerinde işletme sahibine fiziksel bir yer sunulmayabilir. Bu durum işletme sahibinin müşterileriyle ve ekibiyle yüz yüze etkileşim kuracakları bir yer olmadığı anlamına gelir. Geleneksel ofisler ise, tüm çalışanların ve müşterilerin işlemlerini yapmak için gittikleri fiziksel bir konuma sahiptir. Bir ofis alanının bulunması, müşterilerin firmayla etkileşime girebilmesini sağladığı için, işletmeye olan güveni artırır.
Not: Bu sorunu telafi etmek için, sanal ofisler genellikle işletme sahiplerinin müşterileri veya ekibiyle yüz yüze etkileşime geçebilecekleri alanlar yaratmaktadır. Bu yüzden hazır bir ofis tutulacağı zaman, paket içeriğinde toplantı hizmetleri sunulup sunulmadığına dikkat etmek gerekir.
Basitçe söylemek gerekirse, her bir ofis düzenini seçmeniz, size işinizin kolaylığını (sanal ofisler) veya kazandığınız müşteri güvenini (geleneksel ofisler) artıracaktır. Her ikisi de iş ilerledikçe birbirlerinin gücünü kazanabilir.
Esneklik ve Hesap Verebilirlik
Sanal ofisler ile geleneksel ofisler arasındaki en büyük fark çalışma saatleridir. Geleneksel ofisler genellikle yönetim tarafından yoğun bir şekilde izlenen sabit çalışma saatlerine sahiptir. Ortalama bir çalışan genellikle 9 saat çalışır ve iki 15 dakikalık mola ve 1 saatlik öğle yemeği molası verir. Bu yüzden geleneksel ofislerde çalışanların, hem çalışırken hem de moladayken zamanlarını izlemeleri gerekir. Bununla birlikte, sanal ofislerde çalışanların zaman kullanımında istediklerini yapma özgürlüğü vardır. Takip etmeleri gereken tek şey işin son teslim tarihidir. Bunun dışında, sanal ofislerde çalışan insanlar ne zaman çalışmak istediklerini kendileri seçerler. Çalışma saatlerinizi kontrol edebilmek istiyorsanız, sanal bir ofis en ideal seçim olacaktır. Sanal ofisler günün herhangi bir saatinde, istediğiniz kadar uzun ya da kısa bir sürede ve dünyanın herhangi bir yerinde çalışmanıza olanak tanır. Çünkü sanal ofislerde sonuç odaklı çalışılır. Sanal ofisler, evlerinin konforunda çalışmak isteyen kişiler için mükemmel bir seçenektir.