Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, çalışanlara ve işletme sahiplerine, internet üzerinden erişebildikleri çeşitli işletme olanakları sağlayarak, uzaktan çalışabilmelerini sağlayan bir hizmettir. Ayrıca kuruluşların gerçek bir alan için kira ödemesine gerek kalmadan, arzu edilen bir yerde varlık göstermelerine olanak tanır. İlk ortaya çıkışı 1980'li yıllara uzanan sanal ofisler, günümüz iş dünyasının yükselişte olan trendlerinden biridir.

Sanal ofis kavramını yaratan ve gelişimini sağlayan kişi Alfred Moufarrige'dir. Uluslararası "Servcorp" firmasının CEO'su olan Alfred Moufarrige, firmanın farklı coğrafyalarda gerçekleştireceği açılımlarda ve hizmet sunacağı lokasyonlarda, verim kaybı yaşanmaması ve giderlerin azaltılabilmesi için "Sanal Ofis" düşüncesini ortaya attı. Bunun sonucunda ise dijital teknoloji üzerinden takip edilen ve ihtiyaç duyulduğunda yüz yüze görüşmeler yapılabilen bir ortam yaratıldı. Başlarda sanal ofislere bakış açısı pek olumlu değildi, ancak sanal ofislerin sunduğu pek çok yarar, zamanla olumsuz olan bu düşüncelerin geride kalmasını sağlamıştır. 2000'li yıllara gelindiğinde sanal ofisler, dünya genelinde uygulanan ve hızla ivme kazanan bir alan haline geldi. İşletmelerin iletişim için sürekli gelişen teknolojiyi kullanarak uzaktan işlev görebilmeleri sebebiyle de gelişti. Skype, Google Hangouts ve diğer pek çok dijital platformun yaratılması, işletme sahiplerine ofis alanı kiralama maliyetlerini azaltma olanağı verdi. Bu esneklik, genç işletmelere daha yüksek profilli konumların dışında ekip oluşturma, maliyetleri azaltma ve yine de 'prestijli' görünme yeteneği kazandırdı. Bazı işletmeler için prestijli bir posta adresi önemsiz olabilir, ancak çoğu işletme için bu gerçek bir fark yaratır.

"Sanal Ofis" ne sağlar?

Mekana bağımlılığı azaltan sanal ofisler, işletmelerin -gerçek bir ofis ya da masa olmadan- fiziksel bir ofisin birçok faydasına sahip olmalarını sağlar.

Sanal ofis sağlayıcıları tarafından sunulan bazı hizmetler:

  • Bir işletme posta adresi: Bu, işletmelerin -yaşadıkları ya da geçici olarak kaldıkları gibi- gerçek adreslerini kullanmaları durumunda olabileceklerden, biraz daha prestijli görünmelerine yardımcı olur.
  • Resepsiyonist: Sanal ofisin içinde ve çevresinde toplantılar düzenleneceği zaman bu yardımcı olur. Bir resepsiyonist sanal ofisin müşteriler ya da iş arkadaşları için daha az sanal görünmesini sağlar.
  • Zarf açma ve tarama servisi: Bu hizmet, firmaların adres teslimi posta hizmetlerinde ve e-posta gönderilerinde takip sağlayan harika bir hizmettir.
  • Toplantı odaları: Sanal ofislerde "tam zamanlı" bir masaya erişim olmayabilir, ancak bu yerlerde toplantılar düzenleyebilme imkanı vardır.
  • Telefon cevaplama ve sesli mesaj hizmetleri: Bu hizmet, gelen çağrıların yönetilmesine yardımcı olur ve kişisel cep telefonunun kullanılmasının gerekmediği anlamına gelir.

NOT: Bazı sanal ofis sağlayıcıları bu hizmetlerin daha azını sunabilir ya da bazı premium ofisler çok daha fazlasını sunabilir.